TELETRABAJO RECOMENDACIONES

Últimamente con más frecuencia, dada la situación emergente en la que nos encontramos, me han rondado la cabeza recuerdos de los primeros días de mi empresa en la modalidad de teletrabajo, luego de años de experiencia entiendo lo clave de encontrar la mejor metodología de trabajo, plataformas adecuadas, trabajadores comprometidos y lo complejo de llegar a tomar decisiones asertivas a tiempo.

Toda recomendación será poca, pero a la vez muy útil, para los empresarios que están iniciando el camino de establecer una metodología de teletrabajo para su empresa, por favor debo advertir, sean conscientes de los profesionales que los asesoran ya que, gracias a la coyuntura, tenemos una ola de “nuevos expertos” en trabajo remoto, en estrategias empresariales, el día de mañana en alimentación hindú y a futuro seguro también incluirán ayurveda.

Ustedes se preguntarán el ¿por qué de la alarma?, con honestidad les confieso que el oportunismo siempre me resulto denigrante, porque llevo años de esfuerzo y sueños que me han costado lo indecible para levantar una empresa, descubriendo por autodidacta la mejor estructura que me permita tener una línea de acción coherente. Otro de los detonantes de mi inconformidad, se debe a que crecí en un centro de meditación zen por lo que valoro lo difícil y dura que es la práctica de la meditación, encontrándome ahora con herederos de la new age que ven todo muy fácil, son amantes del descafeinado, pierden la esencia, pero se quedan con el nombre trendy de filosofías vacías que ahora todos están necesitando comprar. Dicen los nutricionistas que el pan ya no es pan, porque perdimos el proceso químico que lo convertía en ese gran alimento, el café está de moda pero ya no tiene cafeína, el zen es un estilo de decoración y de yoga de apps… se ha perdido la autenticidad y el proceso de experiencia ya no es valorado.

Vivir en una era de globalización de la información tienes sus pros y sus contras, el conocimiento es una fruta apetecida pero tan a la mano, que ya no es valorada como peldaño al enriquecimiento de conocimientos. Ahora leer unos 3 o 4 artículos de digitalización empresarial en un blog, comprar la “Jornada laboral de 4 horas” de Tim Ferris y aprender a manejar la versión gratuita de Trello ya convierte a cualquiera en un especialista en teletrabajo. Muy a pesar debo decir que NO, aquellas personas no son especialistas por ver tutoriales de emprendimiento en YouTube, el autoaprendizaje implica un real compromiso por buscar permanentemente la profundidad, es una experiencia enriquecedora que te permite a costa del tiempo, adentrarte en mundos enteros que desconocías y sentir sed de dominarlos.

Como les comentaba anteriormente, en este proceso de digitalización empresarial llevamos como empresa más de 5 años, al principio obviamente no fue nada fácil y los problemas a los que te enfrentas son de gran calado. Ahora después de muchas pruebas y errores hemos logrado estructurar un sistema con varias herramientas que incluso son gratuitas, eliminando costos pasivos al máximo, colaborando por proyecto con profesionales de primer nivel en diferentes como España, Hungría, Venezuela, Ecuador, Italia y Argentina, optimizando la coyuntura de que los salarios en algunos países son mucho más bajos y por tanto, haciendo más eficiente nuestra estructura. Todo luego de un largo ir y venir de estrategias para una correcta coordinación y eficiencia sobre resultados.

Para nosotros, las premisas fueron:

1. Bajar los gastos pasivos de la empresa: carga laboral, infraestructura y gastos impositivos.
2. Maximizar la rentabilidad de cada dólar invertido: externalizando los servicios de marketing y comercialización hacia los países con mayor habilidad y mayor desarrollo para la venta.

Alcanzar esto, nos permitía poner a la empresa en una situación eficiente y privilegiada, recuerden que estoy hablando de hace 5 años, sin embargo, los problemas nunca faltan y en algún momento se nos vinieron encima, hay algunas cosas que debes aprender a gestionar antes de dar el gran paso:

1. Define bien los objetivos y procesos de cada área o actividad: sin una buena gestión de cómo se toman las decisiones, quien toma que decisión y hasta qué nivel de gasto, etc., tendrás una confusión interna de personas muy proactivas que se chocan entre sí, esto sobre todo para una PYME o MIPYME.
2. Cuál y como va a ser la relación con tus clientes: como siempre todos querrán hablar contigo o con una sola persona de confianza, pero ¿cómo tendrás al día toda la información de los procesos?, luego de muchos cambios vimos que lo más eficientes es tener un sistema de reportes automatizado para que la única persona en contacto con clientes tenga sea el responsable de acuerdos, noticias o novedades (con sustento informativo) y si fuera necesaria alguna profundización que no domines, la persona principal deriva al especialista.
3. Seleccionar a nuestros clientes: este es otro de los elementos complicados considerando que al inicio querrás tener a todos!, deberás analizar tus actuales o potenciales clientes para entender el nivel de responsabilidad que demandan en tu equipo, aquellos por ejemplo que ameritan un trabajo directo de la cabeza principal porque están en fase de retención o crecimiento y aquellos que puedes ser delegados a un trabajador. Adicionalmente realiza una tabla de ganancias versus demanda operativa de cada cliente para mapear los que generan mayor ganancia o los del tipo “exigente insoportable” pero que no te dejan ni un duro de rentabilidad; la mayoría te hablará de la fórmula 80/20 (pregúntale a tu consultor si conoce otra metodología para saber si es un verdadero experto o si sólo ha leído un libro). Un cliente es un tesoro cuida mucho la información sobre la que te basas para eliminar alguno.
4. ¡Un tip fundamental! Estrategia de alianzas internacionales o nacionales: como todo en la vida, es más fácil llegar a un objetivo cuando sumas esfuerzos con otros semejantes a ti, este será otro gran cambio de paradigma. Dejarás de tener proveedores para pasar a tener socios comerciales e incluso amigos en los que puedas confiar en diferentes países del mundo. Esto necesita una estrategia de ganar-ganar a la no estamos acostumbrados, ya que puedes tener posicionadores comerciales y tú convertirte en un comercial de ellos en distintas ramas aún cuando no tengan que ver directamente con tu giro de negocio, así nosotros en dos años logramos tener alianzas con 20 empresas en 9 países.
5. Terceriza todo aquello que no sea crítico: temas como llevar la contabilidad de tu empresa, gestión de entregas o mensajería, etc. Son servicios que muchos ofrecen de manera externa con mucho profesionalismo y que aliviarán un poco tu carga nominal.
6. Responsabilidad social corporativa: esto que a todos nos suena medio socialista, debes aprender a ponerlo en valor por encima de todo, ya que no eres una isla y hoy te expones a un consumidor super informado y comprometido con que su huella en el mundo (y la de sus marcas) sea la más positiva, incluso este valor percibido hace que muchos puedan preferir pagar más por una marca que consideran responsable por encima de otras con precios más competitivos pero sin una razón de ser sólida, no solo es el precio que se paga en dinero, sino la fidelización del aporte que tú (el equipo) haces al futuro. Establece con claridad y contundencia los valores y pilares de tu empresa.
7. ¡Lo digital lo es todo! Esto necesitas entenderlo y aplicarlo con urgencia, si antes tu jefe de producción era tu mano derecha, ahora tendrás 3 manos derechas y cada una en alguna parte del mundo, un profesional en marketing en Argentina, un informático a tiempo parcial en Colombia y tu comercial más exitoso desde España, esto sin contar con que tú podrías estar enviando mail y determinando estrategias desde alguna playa también. La tecnología hoy es accesible para todos, ya sea desde plataformas de reuniones digitales, sistemas de seguimiento de procesos, redes sociales y medios digitales de comunicación, todas las apps del mundo para automatizar diseños gráficos, ilustraciones, podcast, blog, etc. Sácale el jugo al hecho de vivir en esta era.

Todo esto podrá parecer puro sentido común, es muy fácil cuando lo lees, pero hacerlo conllevará necesariamente asumir algunos riesgos o dolores de cabeza, sin duda digitalizarte es todo un reto, pero los resultados a corto, mediano y largo plazo serán contundentes.

Ganarás tiempo y libertad, lo que antes hacías en 8 horas mañana lo harás en 4, lo que antes eran órdenes directas orales malinterpretadas, ahora son textos concretos y concisos de cómo necesitas que sean las cosas, un verdadero CEO debe aprender a dar instrucciones claras, eficientes, con ejemplos y definiendo los resultados esperados, sólo así podrás detectar quién comete los errores.

Todo esto que suena maravilloso no es nuevo, grandes empresas ya lo venían haciendo y ahora es tiempo para los pequeños empresarios, yo por ejemplo me llamo una “multinacional-unipersonal”, ya que nuestra estructura ofrece todo tipo de negocios a nivel multinacional pero con un sistema productivo de individuos coordinados ya sea local o internacionalmente, tu capacidad de coordinación hace que todo funcione pero al mismo tiempo que seas clave, esa fue la mayor enseñanza de Steve Jobs, cuando vuelve a Apple ya no dejaría que se la vuelvan a quitar ¿cómo?, volviéndose la columna vertebral y usando la estructura empresarial como un vehículo para su genialidad.

Recuerda que las empresas solo son vehículos de ideas no son las ideas, quienes mandaban en los 90´s eran las marcas ahora son las personas, los clientes también son personas y no están dispuestos a atarse al peso de una corporación sino a personas en quienes confían lo suficiente como para entregarles su dinero.

Antes de que la empresa cambie debes primero cambiar TÚ COMO LÍDER, por esto la importancia de asesorarte con profesionales, no tengas miedo de cometer errores, investiga hasta sentirte seguro y veas que estás centrándote en lo que debes centrarte.

• Analiza tu parte financiera, determina puntos de equilibrio y de pérdida, ¿hasta cuánto puedes aguantar esta crisis con el capital de la empresa?, ¿estás perdiendo exposición de tu negocio?, ¿realmente quedarte callado es lo mejor?, qué proyectos tienen mayor TIR?, priorizar los flujos. La reducción del gasto de CAPEX es básica, renegociación con proveedores de plazos de pago e incluso deudas. Realmente no abriría líneas de crédito a no ser que ya tenga créditos en los que estén mis bienes familiares en garantía, la incertidumbre es alta.
• Refuerza las relaciones con los clientes, no podrás hacerlo con todos por tanto discierne con criterio.
• NO es momento de vender, es momento de apoyar, elije a tus aliados.
• Si eres un emprendedor, eres un capitán. No dudes en meditar o hacer yoga, respira y enfócate en el ROI, crea planes de contingencia y empieza en alianzas con urgencia.
• Pide respaldo a todos los trabajadores y analiza el nivel de compromiso, mismo que tú debes saber generar con un correcto liderazgo basado en la verdad.

Finalmente, esto pasará, con el apoyo del gobierno o sin él, un emprendedor será emprendedor por siempre, tú sabes hacer dinero y volverás a levantarte mil veces, cada vez más fuerte y adaptado al siglo XXI, esto definitivamente nadie lo vio venir y el 90% del mundo está en stand by, no sólo tú. En situaciones de incertidumbre es donde más debemos trabajar en la tranquilidad y la solidaridad, intentar estoicamente ser ese hombre que fuma un cigarro viendo el espectáculo desde el borde del camino para poder tener visión crítica y dar el paso adecuado. Ten una visión estratégica y no nubles tu visión con la ola de expertos que se ha desatado, continúa investigando y buscando, la meta es el camino que tú mismo logras recorrer.

Con total honestidad, luego de 5 años de experiencia como empresa en el teletrabajo, les digo que el proceso no es tan fácil como lo pintan muchos nuevos expertos en coach empresarial y trabajo remoto, no se trata solo de abrir Zoom o whatsaapear a tus colegas de trabajo cada 30 minutos. Hablamos de un cambio total de enfoque y estructura corporativos en función de resultados, cosa que a muchos todavía nos cuesta. Les comparto algunas recomendaciones desde mi experiencia como empresario, por favor no se cansen de buscar e indagar en información real. Las empresas necesitan transformarse para responder a las nuevas condiciones del mercado que se viene.

#teletrabajo #homeoffice #ecuador #bussines #trabajo #workation #knowmads #nomad #knowmadcity #trends #tendenciasdigitales